Kurum içinde oluşan evrak hareketleri ve kurum dışındaki muhataplarla yapılan iş çerçevesinde oluşan evrak trafiğinin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını ve bu sürecin hızlandırılmasını, tıkanan noktaların belirlenmesini, tespit edilen bu tıkanıklıkların aşılmasını sağlayan ve bütün bunların yanında evrak akış planlamasını yönlendiren modern yönetim bilgi sistemidir.

GENEL ÖZELLİKLERİ

DİJİTAL ARŞİV SİSTEMİNİN GENEL ÖZELLİKLERİ
 Fiziksel olarak dolaşan evrakların yıpranmasını engeller.
 İş yükünü azaltır ve iş yükü dengesini sağlamaya yardımcı olur.
 İş akışının tıkandığı noktaların tespit edilmesini sağlar ve bu tıkanıklıkların aşılmasına yardımcı olur.
 Çalışanların verimini arttırır.
 İş yapma sürecini hızlandıracağından maliyetleri düşürür.
 Evrakların yol haritasının çıkarılmasına yardımcı olacak istatistikler verir.
 Tüm süreçlerin sistem üzerinde online olarak izlenmesine olanak verir.
 Özellikle müşteri ve hizmet odaklı işletmelerde evrakın o anda hangi pozisyonda olduğu görülür ve müşteriden gelen taleplere hızlı yanıt verilir.
 Kurumların atıl kalan bilgi kaynaklarının tüm çalışanların belirlenen yetki seviyelerine göre istifadesine sunulması personel kalitesini önemli derecede etkiler. İşe yeni alınmış personel veya terfi etmiş bir personel için bu bilgi havuzu iş adaptasyonu açısından sürecin önemli ölçüde hızlanmasını sağlar ve personelin kendine güvenini arttırır. 
 
Dijital arşiv genel yapısı
Sisteme email, faks, scanner ile taranmış bir evrak veya bilgisayar ortamında hazırlanmış bir dosya kayıt edilebilir ve bu kayıtlar belirli kurallar dahilinde indekslenir, sınıflandırılır, işletme içinde dolaştırılır ve istenirse yine email, faks, yazıcıdan çıkan bir evrak veya bilgisayar ortamına kayıt edilen bir dosya olarak çıktılar oluşturulabilir. Evrak akış sistemine lokal olarak ve intenret/intranet üzerinden erişim imkanı sağlanarak ofis dışındaki personelin de işler kesintisiz olarak sürdürülebilir.Bu entegrasyon sonucunda işletmeler gerçek anlamda bir e-işletme yapısına kavuşturulmaktadır.